اعتمد الأمير سلطان بن سلمان بن عبدالعزيز رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة لتطبيقها بشكل رسمي.
ووجه سمو رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، بالعمل على تطبيق تلك الإجراءات لتكون أساساً ثابتاً لإقامة المؤتمرات في المملكة ومواكبة للتطورات والأساليب الحديثة في تنظيم المؤتمرات والمنتديات والندوات والملتقيات على حد سواء.
وتتضمن تلك القواعد والإجراءات، 14 مادة تحوي جميع الأساليب المهنية لإقامة المؤتمرات, إلى جانب إجراءات الحصول على الترخيص النهائي لإقامة المؤتمر في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية، مع مراعاة الالتزام بجميع أنظمة الحقوق الملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر.
وتخضع لهذه القواعد والإجراءات, المؤتمرات التي تقيمها الغرفة التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات في المملكة، ويستثنى من القواعد والإجراءات المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22 /3 /1431هـ، إلى جانب المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي في 6 /10 /1432ه