عزيزتي، من المهم جداً معرفة قواعد حضور أي اجتماع عمل، بغضّ النظر عن أهميته، واحترام هذه القواعد والاصول والالتزام بها نظراً لاهمية هذا الموضوع لناحية انعكاسه الايجابي على صورتك الاحترافية وبالتالي مسيرتك المهنية.

عدم التأخر عزيزتي، القاعدة الذهبية لحضور أي اجتماع، سواء كان اجتماع عمل أو لقاءً اجتماعياً، الحضور على الوقت المحدّد وعدم التأخر على الاطلاق. فالتأخر يعطي انطباعاً سيئاً لناحية عدم تحمّلك المسؤولية والانتظام لديك.

كما يتوجّب عليك التحضير جيداً للاجتماع، حتى تتمكّني من المشاركة جيداً مع الحاضرين ومنعاً لتضييع الوقت، من خلال العودة الى الرسائل الالكترونية المتعلّقة بموضوع الاجتماع أو مساءلة زملائك حول أي نقطة ليست واضحة في شكل تام بالنسبة لك.

ضعي النقاط الرئيسية التي تريدين بحثها على ورقة وحاولي تسجيل الملاحظات أثناء الاجتماع.

التعريف عن النفس والمصافحة

عزيزتي، عليك القيام بمقدّمة تعريفية، إذ تعرّفين جميع الحاضرين على بعضهم البعض، قبل بدء الاجتماع، بدءاً من الشخص صاحب الراتبة الاعلى، مع الصفة المهنية الخاص بكل شخص.

كما يتوجّب عليك، يا عزيزتي، مصافحة الاخرين بطريقة جيدة تحمل في طيّاتها ثقة بالنفس، فالمصافحة تشكل جزءًا كبيرًا من الانطباع الأول.

كما ننصحك، يا سيدتي، بتجنّب اللعثمة فاعرفي جيداً ماذا تقولين. فرتّبي أفكارك جيداً قبل التفوّه بأي كلمة، ومنعاً للتلعثم والمماطلة في الكلام.

ارتداء الملابس المناسبة

عزيزتي، من المهم جداً احترام مكان الاجتماع وارتداء الملابس المناسبة التي تعتبر المفتاح الاساسي لاعطاء الاخرين انطباعاً بأنك شخص محترف وجدي.

واحرصي على عدم المبالغة بالملابس وحاولي الالتزام بالملابس الكلاسيكية الرسمية.

كما يتوجب عليك، يا سيدتي، تجنّب اللعب بالشعر أو في الإكسسوارات من ساعة ومجوهرات وحلي أثناء الاجتماع، إضافة إلى كونها قد تحدث ضجة غير مستحبة، فهي تنم عن قلّة ثقة أو توتر.

ضبط حركات الجسم

سيدتي، من المهم أن تعي أن إذا كان الإجتماع الذي تحضّرينه مصيرياً فربّما عدم الموافقة على الطرح أو الرفض والدفاع الهجومي يمكن أن يظهر من خلال الحركات الجسدية التي تميل إلى أن تعطي إنطباعاً بالعدوانية وقلّة الثقة، لذا يتوجّب عليك ضبط حركتك الى أبعد الحدود، خصوصاً حركة اليدين التي توحي دائماً بالثقة والنجاح بما تطرحينه على الاخرين. كما ننصحك، يا عزيزتي، بضرورة الحرص على التخفيف من إمالة الرأس كثيراً.

إضافةً الى ذلك، يتوجّب عليك يا سيدتي، الاصغاء وعدم التحدث قبل أن يحين دورك من دون أن تقاطعي الاخرين، مهما كان السبب، فضلاً عن الامتناع عن تناول الطعام أو الشراب ومضغ العلكة. كما يتوجّب عليك إطفاء هاتفك الخلوي منعاً لايّ ضجّة أو ازعاج.